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办公室文件柜通常是由金属薄板或木材制作。在抽屉通常使用一个抽屉滑轨，以更容易打开抽屉，不过这个滑轨一般有一个卡槽，以防止拉抽屉被完全拉出。要打开大多数金属档案柜的一个抽屉，一个称为“滑动门闩”的机制必须激活释放才能打开抽屉。每个抽屉里有一个把手以方便拉抽屉的。每一个抽屉的正面，通常贴有有一个标签，以使用户能够识别抽屉里的内容。
许多档案柜都有键控锁，以防止未经授权的打开。有两种类型的锁。当钥匙插入锁孔旋转，一个“锁凸轮”被激活。而“柱塞锁定”需要用钥匙打开，但是可以不用钥匙关闭。柱塞锁允许用户在很短的时间迅速地关闭并锁上几个机柜。
有些文件柜在每一个抽屉的后面有一个金属板或丝结构，被称为跟随块。跟随块可以随时调整，以缩短抽屉的长度，这样可以让文抽屉内的文件保持直立，这样更方便拿放文件。
作为最新的趋势，文件柜是有可能因为无纸办公的推广而消失。上世纪六七十年代的预言设想无纸化办公室的资料将以数字化的形式储存在整齐和易于检索的计算机媒体。然而，尽管电脑已经普及，但是现在仍然有百分之九十以上的办公文件以纸质的形式存在。目前，计算机通常似乎仅仅是功能的另一种手段的文件，或硬拷贝。人们熟悉和偏爱纸质文件，至少在近些年，需要继续使用文件柜。
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